最近有很多機會跟不同的團體混，而每次到了個新團體，我總是想著要如何運用現有工具改善內部資訊流的問題。運用的工具像是 Redmine（專案管理系統）、CiviCRM（支持者關係管理系統）、Drupal（內容管理系統）註。
但這幾個工具當中，我尤其重視 Redmine。要為沒有內部資訊流慣習的組織，型塑資訊分享與內部溝通的文化，首重於資訊工具的導入是否能夠成功。觀察多數組織的內部運作結構，資訊最流通的部分通常是在於「工作」上，諸如各部門的行政工作、專案項目，只有在最枝微末節的工作上，才會有比較頻繁的溝通、交流；因此，從專案管理這個面向切入，在執行日常工作的過程中導入使用專案管理系統，先讓內部成員感受到資訊工具所帶來的好處（可以指派執行者、設定期限、觀察者都可得知工作執行進展，甚至是可利用甘特圖來決定介入管理的時機），待內部資訊流通、文化型塑了，才有機會讓組織轉型成為可異地合作的資訊化團隊。
為什麼會是 Redmine？因為 Redmine 就是以「工作」為基本組成要素的資訊系統，符合我前述論理的方向，當然爾就成為最適合用來協助組織建構內部資訊流的工具。此外，當內部溝通文化型塑後，可再利用 Redmine 的外掛程式擴充所需的功能，補全內部資訊流。例如每個專案都須設定各自可運用的預算規劃，可以安裝 CRM + Finance 外掛程式；例如要將所有寄到客服信箱的訊息都轉成可執行管控的工作項目，可以安裝 Helpdesk 外掛程式（還要配合 Mail Server 的設定）。
資訊工具要能被妥善運用，落實到各個層面，才會真的產生綜效。如果一個組織原先沒有資訊流，然後開始思考要導入會計財務系統或客服系統，當然都有對應的工具（而且還比 Redmine 外掛程式更好用），然而單有工具並不能讓大家把事情做好，因為文化還沒形成。唯有（好的）文化，才能成就（好的）團隊。
註：Drupal 通常就是指幫那個組織製作網站，所以其實更偏重於外部資訊流。
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